Планирование времени является квинтэссенцией успеха. Именно поэтому проводятся исследования графика распорядка дня, измеряется продуктивность труда в разных ситуациях и так далее. Конечным итогом этих научных работ являются рекомендации, программы действий, устройства и даже приложения на смартфоны, которые помогают более грамотно и продуктивно распланировать свой день.

Принципы планирования времени на день/неделю/месяц/год

Планирование дел и времени или самоменеджмент давно превратилось в целую науку. Создание личных графиков, эффективное распределение часовых ресурсов зародилось ещё в древнем Египте. Но массовый характер, как один из способов жизни, планирование и сохранение каждого часа жизни заявили о себе во время индустриализации XIX века. Именно в этот период учёные, доктора экономики и философии поняли, что единственный действительно ограниченный ресурс человека — это время.

Качественно распланировать свой день и создать оптимальный график вам помогут 5 принципов, которые выделились на протяжении многих лет исследований распорядка жизни.

1. Системность. Вы должны выработать собственный график, который позволит вам улучшать собственную продуктивность изо дня в день. Это как улучшение навыков музыканта (мышечная память позволяет улучшать навыки). Система, которая повторяется ежедневно позволяет ускорить работу, делать меньше ненужных движений и автоматически повторять отработанные действия.
2. Непрерывность. Вы — это конвейер: остановка ленты прерывает весь процесс, это важно понять. Одно отсроченное дело повлечёт за собой целую череду отсрочек, и вы просто собьётесь с ритма жизни.
3. Точность. Нельзя отходить от поставленного плана. Представьте себе ситуацию производства, когда мастер отошёл от работающего плана, и создал ситуацию, в которой, как ему показалось, можно прийти к лучшему результату. В итоге новый план не сработал, а время упущено.
4. Участие всех участников плана. При планировании времени учитывайте возможности других людей, которые находятся в повестке дня. Особенно это касается встреч, конференций и т. п.
5. Гибкость. Всегда оставляйте место для манёвра. Никто не застрахован от форс-мажора, экстренных ситуаций и прихотей организма.

Как показывает мой собственный опыт, планирование занимает до 20 минут в день. Именно в такой период можно обдумать все свои дела на день или два вперёд, поставить необходимые задачи. В то же время, планирование позволяет экономить до трёх часов в день: у тебя есть цель и ты к ней идёшь, не оглядываешься по сторонам, не отвлекаешься.

Видео: как всё успевать или планирование времени

Платные и бесплатные инструменты для организации дел и времени

Ещё совсем недавно у человека был только один инструмент для планирования времени — записная книжка. В некоторых случаях к этому инструмент добавлялся секретарь. Но все же, подобная система планирования не очень эффективна, так как блокнот можно забить или потерять, а секретарь является человеком и подвержен простым людским ошибкам.

К счастью, в век современных цифровых технологий практически не осталось места для «забывчивости» и потери данных. Всем временем мира правят смартфоны, специальные гаджеты, онлайн-сервисы и программы-органайзеры. С их помощью можно распланировать день по минутам, установить оповещение на любую встречу, сделать несколько напоминаний о дедлайне и т. д.

Учёт времени в приложениях для Андроид

Android — это наиболее распространённая операционная система смартфонов и планшетов. Естественно, что очень много сервисов создаются для гаджетов с ОС от Google, планировщики не являются исключением.

Any.DO

• лицензия: условно-бесплатная;
• разработчик: Any.do Inc;
• для кого больше подойдёт: для всех.

Программа Any.DO является кроссплатформенным сервисом для планирования задач. Существуют версии для Android, iOS, Windows. Также можно вести свои дела онлайн на сайте.

Плюсы: полная и постоянная синхронизацию между устройствами при наличии активного подключения к интернету. Удобство интерфейса на любом устройстве и ОС.

Минусы: программа свежая, время от времени возникают небольшие неполадки с виджетами в работе. Однако разработчики оперативно реагируют на все сообщения об ошибках и быстро их устраняют.

Календарь-ежедневник GTasks: Todo List & Task List

• лицензия: условно-бесплатная;
• разработчик: Appest Inc;
• для кого больше подойдёт: для студентов и менеджеров.

GTasks: Todo List & Task List — очень удобная программа для людей среднего класса. К сожалению, не имеет русского интерфейса, однако в ней разберётся любой, кто знаком с аналогичными программами.

Плюсы: интерфейс направлен на удобство пользования.

Минусы: отсутствие русского интерфейса, в бесплатной версии нельзя создать больше трёх задач за один раз.

Приложение-планер для бизнеса Evernote

• лицензия: условно-бесплатная;
• разработчик: Evernote Corporation;
• для кого больше подойдёт: для бизнеса.

Evernote — это программа для создания заметок. Подойдёт как бизнесменам для создания планов по развитию, так и домохозяйкам, для списка покупок.

Плюсы: Приложение имеет собственный чат для общения и передачи данных. Удобный и понятный интерфейс.

Минусы: отсутствует русский интерфейс, нет «вечной» лицензии.

Мои заметки — Блокнот

• лицензия: бесплатная;
• разработчик: LiteWhite;
• для кого больше подойдёт: школьники, студенты, домохозяйки.

Очень лёгкое приложение с возможностью работы оффлайн. На заметки можно поставить защиту в виде пароля, создавать резервные копии задач.

Плюсы: гибкая настройка интерфейса, очень много цветовых тем. Работа онлайн и оффлайн.

Минусы: нет синхронизации с другими устройствами, хотя заметками можно делиться.

Pipedrive

• лицензия: платная;
• разработчик: Pipedrive OU;
• для кого больше подойдёт: для бизнеса.

Замечательное приложение для контроля продаж. Интерфейс программы позволяет синхронизироваться с сайтом, делать звонки, отправлять электронную почту.

Плюсы: мощный инструмент для ведения бизнеса в походных условиях. Полная синхронизация с сервером.

Минусы: отсутствует бесплатная версия, доступен триал-период в 30 дней, отсутствует русский интерфейс.

Способы планирования в iOS

Приложения-планировщики для iOS так же широко представлены и многогранны, как и для Android. Кроме того, большинство из них дублируются на обеих платформах, синхронизируются между собой.

Электронный календарь Things

• лицензия: платная;
• разработчик: Cultured Code GmbH & Co. KG;
• для кого больше подойдёт: менеджеры, руководители, бизнес.

Очень мощный инструмент для планирования времени. Интуитивный интерфейс, который позволяет фиксировать буквально все мысли, отсекать ненужные дела и наиболее рационально планировать своё время.

Плюсы: возможность структурировать задачи как угодно пользователю. Встроенные механизмы почты, гибкая настройка напоминаний и графика. Полная поддержка функций iOS.

Минусы: весьма дорогая лицензия.

Priorities

• лицензия: платная;
• разработчик: Hand Carved Code, LLC;
• для кого больше подойдёт: студенты, менеджеры.

Лёгкое, простое и красочное приложение для планирования времени. Имеет все стандартные функции органайзера: календарь, повторяющиеся задачи, синхронизация между устройствами и т. д.

Плюсы: универсальное приложение для организации времени, обладающее всеми необходимыми функциями. Много тем, чтобы понравиться каждому.

Минусы: пока что отсутствуют некоторые функции, вроде TouchID, но это обещают добавить в последующих обновлениях.

Напоминалка Remember the milk

• лицензия: бесплатная;
• разработчик: Remember The Milk Pty Ltd;
• для кого больше подойдёт: для всех.

Многофункциональная программа-напоминалка для оптимизации дня. Этот инструмент позволяет оптимизировать задачи в зависимости от вашего местонахождения. Позволяет искать, сохранять задачи в списке Smart Lists.

Плюсы: напоминания через электронную почту, звуковые сигналы приложения с СМС. Возможность просмотра задач через геолокацию.

Минусы: при использовании бесплатной версии синхронизация с сервисом проходит не чаще чем 1 раз в 24 часа.

Wunderlist

• лицензия: бесплатная;
• разработчик: 6 Wunderkinder GmbH;
• для кого больше подойдёт: для всех.

Очень мощный инструмент для планирования своего времени. Wunderlist встраивается в работу iOS, вызвать приложение можно даже работая с другой программой. Работать с программой очень просто: синхронизация работает постоянно, потому вы можете делиться списками дел с домом или работниками в режиме онлайн.

Плюсы: дела можно настроить, упорядочить из любого места с доступом к интернету, синхронизация уведомит остальные устройства о любых изменениях. Полная поддержка технологии 3D Touch, что очень упрощает пользование программой.

Минусы: ежемесячная оплата приложения, нет «вечной» лицензии.

Todoist

• лицензия: бесплатно;
• разработчик: Ist Productivity Ltd;
• для кого больше подойдёт: всем.

Todoist — это очень простое, и в то же время очень мощное приложение для работы над своей производительностью. Разработчики поставили цель при помощи программы создать дисциплину пользования и потребления временем. Потому даже затраты на работу с приложением сведены к минимуму.

Плюсы: функция «Быстрое добавление» для мгновенного добавления задачи в список. Возможность выделения важных дел на день, формирование приоритетов при помощи помечания задач разными цветами.

Минусы: весьма дорогие лицензия и обновление до версии Premium.

Программы для планирования задач на компьютере

К сожалению, общий рынок программ для ПК постепенно теряет свою актуальность. Это вызвано тем, что всё больше люди полагаются на более мобильные смартфоны и планшеты. Смартгаджеты постепенно вытесняют компьютеры и ноутбуки из нашей жизни: это уже просто немодно. С другой стороны, несомненно компьютеры никогда не уйдут из жизни целиком. Большие экраны, удобные клавиатуры незаменимы для создания презентаций, написания статей, создания таблиц и т. д. Работа многих людей, особенно фрилансеров, тесно связана с компьютером, потому планировщики нужны даже для «устаревших» платформ.

Составление планов в LeaderTask

• лицензия: платная;
• разработчик: ООО «Органайзер ЛидерТаск»;
• для кого больше подойдёт: всем.

LeaderTask — отличная программа-планировщик задач. Имеет кроссплатформенную основу, а значит, её можно установить не только на ПК, но и смартфонах. Имеет встроенный календарь, интуитивный интерфейс, который может освоить любой. Приложение позволяет прикреплять любые файлы к задачам, будь то фото или документы.

Плюсы: огромный потенциал для планирования. Интуитивный поиск между задачами и комментариями к ним. Полное управление проектами и многое другое.

Минусы: слишком короткий пробный период, дороговизна приложения по сравнению с аналогами.

Организация рабочих процессов в EssentialPIM

• лицензия: платная;
• разработчик: Astonsoft Ltd;
• для кого больше подойдёт: для менеджеров и руководителей.

EssentialPIM представляет собой стандартный продукт для руководителя проекта. Программа позволяет управлять как и крупной организацией, так и распорядком дня. Работа приложения может заменить секретаря-помощника, позволяет хранить данные о контактах, почте и многом другом.

Плюсы: Программа представляет собой мощный инструмент руководства проектом или предприятием. Есть функция синхронизации с Google Calendar / Contacts / Tasks / Drive и iCloud. Есть бесплатные версии с урезанным функционалом.

Минусы: Дорогие лицензии, потому больше подходит предприятиям, чем простым людям.

Расписание в Active Desktop Calendar

• лицензия: бесплатная;
• разработчик: XemiComputers;
• для кого больше подойдёт: для всех.

Программа Active Desktop Calendar представляет собой простой планировщик-календарь с редакцией задач на каждый день.

Плюсы: Довольно простой и понятный инструмент в планировании дня, позволяет создавать и просматривать задачи на недели вперёд.

Минусы: доступен только в английском языке. Не хватает несколько приятных функций, к примеру — повторяющиеся задачи.

TickTick

• лицензия: есть бесплатная и платная Pro-версии;
• разработчик: TickTick Team;
• для кого больше подойдёт: для всех.

TickTick является кросс-платформенным менеджером времени. Основным отличием этой программы от конкурентов является практически полная интеграция в операционную систему. Разработчикам даже удалось внедрить механизм создания заметок голосом в ОС Android через команду «Окей, Google. Создай заметку …».

Плюсы: полная синхронизация между онлайн-сервисом и всеми подключёнными устройствами.

Минусы: существенных не обнаружено.

Task Coach

• лицензия: бесплатная;
• разработчик: Frank Niessink;
• для кого больше подойдёт: для всех.

Task Coach является примером отличного органайзера для ПК.

Плюсы: полная бесплатная лицензия, возможность создания как одноуровневого, так и многоуровневого (древовидного списка) задач. Редактирование, сортировка планов. Очень простой интерфейс.

Минусы: нет версии для Android, нет синхронизации между установленными программами.

Онлайн-планировщики и сервисы

Основное преимущество онлайн-планировщиков перед традиционными программными продуктами является отсутствие дополнительного ПО на вашем девайсе. К сожалению, это так же является недостатком, так как оповещения в браузере могут не срабатывать.

Todolist.ru

• лицензия: бесплатная;
• разработчик: Todolist;
• для кого больше подойдёт: для всех.

Весьма простой планировщик, который работает по принципу: поставить задачу и ожидать выполнения. Сервис поддерживает редактирование задач, не обременяет лишними функциями.

Плюсы: демоверсия для ознакомления. Простота и удобство в использовании.

Минусы: минимум функций и необходимость регистрации для постоянного пользования.

Calendar.yandex.ru

• лицензия: бесплатная;
• разработчик: Yandex;
• для кого больше подойдёт: для всех.

Крайне удобный календарь-планировщик от интернет-гиганта. Очень простое и удобное создание задач и событий. Возможность приглашения участников по электронной почте. Гибкая и точная настройка и редактирования времени и описания.

Плюсы: простой интерфейс создания события. Приглашение участников, с последующим оповещением по e-mail или СМС.

Минусы: существенных не обнаружено.

Inmybook.ru

• лицензия: бесплатная;
• разработчик: InMyBook;
• для кого больше подойдёт: для всех.

Cервис inmybook.ru — это превосходный инструмент для создания задач и событий. Очень простой и понятный интерфейс позволяет прикреплять файлы к заметкам, а это значит, что вы никогда не потеряете необходимые документы или фотографии.

Плюсы: очень много функций, от простого блокнота до бухгалтерии. Простой и понятный интерфейс.

Минусы: существенных не обнаружено.

Miniplan.ru

• лицензия: бесплатная;
• разработчик: Miniplan;
• для кого больше подойдёт: для всех.

Веб-планировщик, который вполне может составить конкуренцию полифункциональным приложениям на любую платформу. Сервис имеет собственный календарь с удобным интерфейс ведения заметок, часы и систему оповещения.

Плюсы: быстрая регистрация, полный функциональный набор для планирования своего дня и управления проектом.

Минусы: существенных не обнаружено.

Plan-your-time.com/to-do/

• лицензия: бесплатная;
• разработчик: Plan-your-time;
• для кого больше подойдёт: для студентов, школьников.

Очень простой тайм-менеджер для простых задач. Принцип работы: вводим задачу, а после выполнения отмечаем её галочкой. В итоге сервис выдаст время, за которое задача была выполнена.

Плюсы: хороший и мотивирующий учёт времени, потраченного на задачу.

Минусы: единственная функция — учёта времени.

Пользоваться программами по планированию времени очень просто. Достаточно выбрать необходимую вашим потребностям платформу и настроить график. Приложения и сервисы помогут лучше распланировать ваш день и вы точно ничего не забудете.

• Автор: Алексей Герус
• Распечатать

Здравствуйте! Меня зовут Алексей. Мне 27 лет. По образованию — менеджер и филолог.

Оцените статью:

1. 5
2. 4
3. 3
4. 2
5. 1

(6 голосов, среднее: 4.3 из 5)

Поделитесь с друзьями!